A colleage of mine droped by the other day and wondered how I was managing to keep my inbox empty. I told him about GTD and the many tips and tricks I got at sites like 43 Folders and Lifehack. We then started discussing the notion of archiving email messages and it felt good to do the exercise and find out that one month worth of my email archive would fit on a 3"1/2 floppy disk, uncompressed. For somebody who receives tons of emails, this is a goal that can only be achieved by applying strict rules. So here is my strategy.

Have One Master Set of Folders

Don't do the job twice. You need to remove junk and sort your messages only once. Use a web-mail application, IMAP or some other system where messages can be sorted into folders directly on the server. POP3 doesn't do the job. This will save you a lot of work.

Delete

The first step is to delete a whole bunch of messages. Let's face it: as important as a message can be, chances are you won't need to read it again 6 months from now. Chat with your wife about how your kid did at swimming lessons, how your dad is doing with home improvement projects, etc. makes your days a better one but be honest with yourself: you are never going to read them again. Delete. Jokes goes directly to the trash bin milliseconds after I'm done rolling on the floor. Same goes with most messages from the 20 mailing lists you have subscribed to; most of them keep searchable online archives anyway, why bother filling your inbox or your hard drive with them?

Archive

You might be wondering what kind of messages you should be keeping. Where you keep it is IMHO more important than what you keep. I personally have 4 folders: @Archives, @ToDo, @ToRead and @ToReply. If a specific message is not fit for any of those folders, it goes to the trash bin.

We'll keep @Archives for the end. Lets start with the @ToDo folder. Your @ToDo folder is a place-holder for information you will need to perform an action. This IS NOT a place where to start another todo-list. You should only have one master todo-list and your email software might not be the best tool for the job. If you have to proof-read John's essay on [insert funny title here] that he sent as an attachment in an email, put that email in your @ToDo folder. If Mary wants you to call Bob to remind him of next week's meeting, put this in your master todo-list and delete the email. Delete it. Now.

The @ToReply folder is a special case of messages you want to act on. It's generally a good thing when replying to a message to attach/include the original one. You won't be able to if you deleted the message already, so move all messages you commit to replying to your @ToReply folder and visit it from time to time when you have an extra 5 minutes you can use.

The @ToRead folder is the less critical one. If a message show up in your mailbox and you need to read it but not necessarly now and if you don't necessarly need to act on it, move it to the @ToRead folder. You might never get around to read it but make sure it doesn't find its way to your @ToDo or @Archives folder. It's also a good idea to visit your @ToRead folder from time to time and clean it. A few items in there might have been sitting for too long and are no longer relevant. Delete.

My @Archive folder is a little special. First, there is no messages in it directly. Each month has its own folder. The name of this month's folder is "2006-10". I prefer using numbers instead of the month's name because number can be sorted accuratly. Under "2006-10" I have a "tmp" folder. And here's the magic. Most messages you don't want to delete still have a limited life-time. Jason might have sent you his personal objectives for this month. You want to be able to review this a week from now to see how he's doing but 6 months down the road there will be no need to keep this message. Maybe you're tracking a problem with an important customer and you want to review all the information he sent this week, but when the problem is going to be solved, chances are you are never going to need all of those messages again. Those messages go in the "tmp" folder and will eventually be deleted.

What goes in the real @Archives folders are really important stuff you know for sure you will need to look at them 6 months down the road. It might be important to keep that email from your lawyer or financial advisor. A reference letter from a customer or the contract for the last novel you just sold might fit into this category as well.

Delete again

On the first day of every month, take 30 seconds of you time to create a new monthly folder and a "tmp" subfolder. Also spend an extra 15 seconds and delete that "tmp" folder from two months ago. If you don't have a Gmail account with 1 Gb of available space, you might also want to move messages older than 6 months to you local machine to free some space.

If you follow those steps, you will see the amount of messages you carry from year to year shrink a lot. When it's time to search for a message you archived, it will be a much simpler to find it because you're no longer searching for a needle in a hay stack.

Je suis officiellement un inventeur, si on en croit la lettre que j'ai reçu hier du bureau européen des brevets. J'étais très content et fier de recevoir cette lettre parce que ça fait des mois que je remplis des papiers pour finaliser le processus et on dirait bien que ça a porté fruit.

À tous ceux qui croient que les brevets sont l'oeuvre de Satan et que je brûlerai en enfer pour avoir contribué à ce fléau, je répondrai que moi non plus je n'aime pas trop ce que bien des grosses compagnies font avec les brevets. Mais comme je travaille pour une compagnie de moyenne taille qui doit se défendre contre d'autres plus grosse qu'elle, enregistrer un brevet fait partie de la game. Dans cette arène, vous devez jouer selon les règles et une pile de brevets est un outil qui permet de rester en vie. Ça ne m'empêchera pas de dormir la nuit.

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Certains livres techniques vieillissent mieux que d'autres. La meilleure utilisation que vous pouvez faire de votre livre de Visual Studio 4 est de tenir ouverte la porte de votre bureau. Lorsque je me suis acheté ce petit bouquin de poche pour la modique somme de 13.45$, j'étais loin de me douter à quel point il me serait utile des années plus tard. Lorsque j'ai eu à améliorer une poignée de scripts Bash la semaine dernière, j'étais fier d'avoir gardé ce livre à porté de la main. Tout d'abord parce que je programme rarement en Bash, et puis parce que programmer en Bash, c'est loin d'être simple.

Un peu comme Perl, Bash peut rapidement devenir cryptique. Mais Bash offre moins de lattitude que Perl, si bien que vous avez souvent à faire des tours de passe-passe pour arriver à vos fins. Après quelques heures de programmation intensive, j'obtiens finalement un petit script de deux pages que j'aurais pu écrire en 15 minutes dans au moins 5 autres langages de programmation. J'imagine que c'est une raison de plus de se réjouir que tout fonctionne maintenant. Joie, bonheur, et autres choses du genre!

Ce petit livre est également une très bonne référence pour l'utilisation de vi et des expressions régulières, sans compter tous les autres chapitres que je n'ai pas encore eu le temps de regarder attentivement. Un seul petit problème, la reliure est très rigide et cassante. Tenir le livre ouvert à une page en particulier constitue un défi en soi.

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Depuis un peu plus d'un an, j'ai deux serveurs sous mon bureau au travail. Ce sont deux monstres avec chacun deux blocs d'alimentation (power supply si vous préférez le jargon), deux processeurs (et donc deux systèmes de refroidissement) et une série de trois disques durs fonctionnant en parallèle (RAID). Inutile de le préciser, tout cet attirail produit un bruit incroyable. Heureusement que les murs de mon cubicule offrent une certaine isolation, sinon j'aurais été la cible d'une attaque de la part de mes colègues depuis belle-lurette.

Avant la dernière panne volontaire d'électricité (vérification annuelle des systèmes électriques) j'ai éteint ces monstruosités afin d'éviter une corruption de données qui peut survenir lors d'une panne imprévue.

Oh la la!

Quelle différence. C'est le silence maintenant dans mon cubicule. Tellement, que j'ai décidé après la panne, sans même les redémarrés, de les déplacer. J'ai trouvé un peu d'espace dans notre laboratoire pour ces deux ordinateurs et voilà! Après quelques minutes à reconfigurer leur connexion au réseau, tout fonctionnait comme avant. Ils se portent à merveille et ce sans me casser les oreilles. C'est fantastique!

On s'habitue au bruit de fond d'un environnement de travail. Lorsque j'ai changé mon PC pour un Mac Mini, j'ai été étonné de la différence. Lorsque j'ai connecté ce vieux PC à ma télévision, j'ai même décidé de lui faire une petite place sous l'escalier pour isoler le bruit.

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Ça fait des semaines que je voulais répéter l'expérience. L'an dernier, j'avais tenté la chose pour savoir si c'était pratique ou pas et je dois avouer que ce n'est pas aussi complexe qu'on pourrait s'y attendre. Ce matin, la température était agréable et j'ai décidé de faire une partie de mon trajet maison-travail en vélo. Et une voiture de moins sur la route (du moins en partie...)

Comme j'habite Gatineau et travaille dans l'ouest d'Ottawa, il est impensable de faire tout le trajet en vélo. J'accroche donc le vélo à l'auto, dépose Jérémie puis Nathalie pour ensuite aller stationner la voiture dans un stationnement public (et gratuit) en bordure d'une piste cyclable. Ce n'est pas une très grande distance. Le trajet me prend une trentaine de minutes, ce qui n'impacte pas trop ma journée de travail. Juste assez pour prendre une bouffée d'air et faire un peu d'exercice. Je tenterai de refaire l'expérience à quelques reprises cet été. Trouver la motivation pour pédaler deux fois par semaine serait super. Et maintenant que j'ai une remise, ça vaudrait peut-être la peine d'acheter un nouveau vélo; celui-ci a été la proie des éléments depuis près d'une décénie.

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